Voorspelbaar: ‘er is maar één uitkomst’
In veel samenwerkingen hopen we op een goede uitkomst. We maken afspraken, starten projecten en spreken prestaties af. Maar wat als die uitblijven? Is dat de slechte uitkomst? Zijn behaalde prestaties ‘gemiddeld’? En is boven verwachting presteren dan de beste uitkomst? Drie opties? Of was de uitkomst of juist het bereiken daarvan al vooraf te voorspellen?
Binnen de inkoopaanpak Best Value Procurement gaat men uit van een ogenschijnlijk simpele, maar confronterende gedachte: er is maar één uitkomst. Als er meerdere opties zijn, ontbreekt er informatie. En zolang die informatie ontbreekt sturen we niet, we gokken op een goede afloop.
Het draait niet om het kiezen van de beste optie, maar om het reduceren van onzekerheid en het kunnen voorspellen van het resultaat: de beschikbaarheid van mensen en middelen én het behalen van aantoonbare prestaties binnen planning en budget.
Een unanieme uitkomst
De partij die het beste kan laten zien wat er gaat gebeuren, komt vanzelf bovendrijven. Hoewel, waarom zijn leden uit het selectieteam het niet unaniem eens over de te kiezen partners? Wordt er democratisch gekozen tussen de besten en zijn niet dezelfde partners voor iedereen eenduidig voor hen de beste. Dat is waardevol in selectietrajecten. Zo wordt daarna ook een langdurige klant- of partnerrelatie voorspelbaar. Als uitkomt wat je hebt gezegd versterkt je geloofwaardigheid in wat je nog te zeggen hebt. Daarvoor is één type informatie cruciaal:
dominante informatie
- informatie die logisch is
- simpel te begrijpen
- transparant is
- en verifieerbaar
Zodat er niets te interpreteren valt. Je hoeft er niet over na te denken, het is meteen duidelijk.
De illusie van partners
Wat in inkoop en projecten werkt, geldt net zo goed voor samenwerking. Maar in de praktijk zie ik nog te vaak iets anders gebeuren:
We starten een samenwerking, vastgelegd in een overeenkomst. Vaak bekrachtigd met een feestelijk moment van ondertekenen. Met meer en minder realistische beloften en globale afspraken. Met goede intenties en ruimte om “het gaandeweg te ontdekken”.
Het einde van: één voor allen en allen voor één
We noemen dat flexibiliteit of leerpotentieel. Maar feitelijk accepteren we daarmee één ding: onvoorspelbaarheid. En precies daar ontstaan later uitblijvende verwachtingen, discussies, teleurstelling en gedoe. En als dit te lang aanhoudt neemt je betrouwbaarheid voor de ander af, en dus ook het vertrouwen. Krijg je te doen met ongewenste emoties, discussies, wijzen naar elkaar, overlevingsgedrag en in het uiterste geval het toepassen van boetes of toepassing van ontbindende voorwaarden uit het contract. Maar de primaire oorzaak ligt zelden in de uitvoering, maar vrijwel altijd in het begin.
De ongemakkelijke waarheid
De meeste samenwerkingen mislukken niet omdat mensen het niet goed bedoelen.
Ze mislukken omdat er veel ruimte bleef voor eigen interpretatie van afspraken en niemand vooraf kon aantonen wat de samenwerking werkelijk zou opleveren.
Of scherper: we nemen genoegen met onduidelijkheid vooraf. Deze, mogelijk onbewuste, houding leidt tot gedoe door uitblijvende prestaties en andere ongewenste verrassingen achteraf.
Wat staat je te doen?
De vraag is niet: willen we goed samen samenwerken? De vraag is:
👉 Wat kunnen we vooraf aantonen over de uitkomst van onze samenwerking?
- Wat gaat het opleveren?
- Waar zitten de risico’s?
- Wat is voorspelbaar en wat nog niet?
- En waarom niet?
Zolang daar meerdere antwoorden op zijn, ontbreekt er informatie. Die informatie is er vaak wél, maar wordt niet vastgelegd. Zeker in organisaties met een hands-on mentaliteit gaan we liever dóór dan dat we meten. Doen geeft energie. Problemen oplossen geeft voldoening, sommigen kicken daarop. Maar veel problemen zijn niet volledig oplosbaar in de uitvoering. Veel van die problemen zijn al aan het begin voorspelbaar … dus te voorkomen!
Wat je vandaag kunt voorspellen kan je morgen beheersen. Wat je kan beheersen kan je ook regisseren. En wat je kan regisseren leidt tot het resultaat dat je oorspronkelijk onder partners hebt afgesproken … 🤩